【どうする？2024年問題】時間外労働 上限規制②業務の棚卸ししと適性化による残業削減
業務の棚卸しでムリ・ムダ・ムラを無くす！
業務プロセスを適正化する「業務の棚卸し」とは
業務の棚卸しで明確になったムリ・ムダ・ムラをなくす方向で考えていくと、改善の道筋が見えてきます。業務プロセスを適正化するには、前段階の「業務の棚卸し」がしっかりできていることが重要なのです。
＜改善すべき業務の特徴＞
| ムリ | 業務の負担が過大で、ストレスや負荷を感じる状態をさします。原因としては、仕事量が多すぎる、短納期、スキル不足などが考えられます。 |
|---|---|
| ムダ | 時間および費用対効果が見込めないことをさします。使用されない成果物や重複作業、過剰品質、エラーやミスへの対応などに多くの時間やコストをかける状態です。 |
| ムラ | 業務の量や質に変動やばらつきが多い状態をさします。処理方法や手順、担当などが適切でないために、作業が非効率になります。 |
＜業務プロセスの改善手法＞
| 業務の削減 | 業務の価値が低いもしくは必要のない業務を削減します。重複や過剰品質、使われない資料などを見直し、廃止します。 |
|---|---|
| 業務の統合 | 業務の流れや手順を簡素化します。別々の部署や担当者が同じ内容を入力している場合は、工程を一つにすることで重複作業をなくせます。 |
| 業務の標準化 | 業務のルールやマニュアルを整備し、業務の内容や方法を統一します。業務の品質やスピードを一定にできます。 |
| 業務の自動化 | ソフトウェアなどを活用して、集計作業や文書作成など、業務の一部もしくは全体を自動化します。 |
業務改善は一度では終わらない！
業務改善はやりっぱなしでは継続的な効果を期待できません。改善後の効果測定と見直しはマストです。また、事業の拡大や組織体制の変更があれば、その都度、見直さなければなりません。業務プロセスの改善を行ったら、必ず効果測定（効果検証）を行いましょう。定量的に評価すると、改善の効果を客観的に把握できます。業務プロセスの効果測定の手法を紹介します。
①業務指標を設定する
業務の目標や達成基準などを数値化した業務指標を設定します。改善のビフォーアフターで、業務の品質や成果、時間、人員、費用などのコストがどう変化したかを客観的に測定できます。
②勤怠記録の活用
従業員の勤務時間は、業務に要した時間の指標になります。業務ごと、現場ごとに作業時間を記録できる勤怠管理ツールもあります。
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③担当者の意見やフィードバックの収集
業務に携わる担当者の感想や評価も重要な判断材料です。顧客や取引先に影響する業務であれば、それも収集するとよいでしょう。業務の改善や革新のアイデアは、現場の声から拾えるものです。
＜ここまでのポイント＞
・業務プロセスの見直しは、ムリ・ムダ・ムラをなくす作業。
・業務プロセスを適正化するには、「業務の棚卸」がしっかりできていることが重要。
・実施後の効果測定が大切。
