【どうする？2024年問題】時間外労働 上限規制②業務の棚卸ししと適性化による残業削減

残業時間を削減する業務の棚卸しのやり方

　業務の棚卸しで現状の課題や問題点が明確になると、それを踏まえて、業務プロセスの棚卸しができます。業務プロセスを改善することで業務効率がアップし、残業時間の削減につながります。業務プロセスの棚卸しのやり方を解説します。

（1）組織の役割の棚卸し

　はじめに、社内の各部署の業務範囲や役割を明確にします。各部署の役割が明確になっていない組織では、本来あるべき部署に業務が適切に分担されず、特定の部署に集中してしまう傾向があります。

（2）日常業務とフローの書き出し

　業務の全体像や流れを組織に紐づけて、可視化するステップです。お客様からの引き合い、工事、完成、引渡し、請求～入金といった流れで、業務間の繋がりを書き出してみましょう。直感的に把握できるフロー図が最適です。作成には、従業員全員もしくは部署の担当者に関わってもらうとよいです。

（3）各業務フローと部署間の繋がりを洗い出す

　最初は部署ごとにフロー図を作成し、そこから各業務に紐づく部署間の繋がりを洗い出していくとスムーズです。会社全体の仕事の流れを見える化できます。業務の繋がりを見える化できると、社員全員が自部門以外の業務を理解しやすくなります。

（4）利用しているシステムの棚卸し

　全社で利用しているシステムの棚卸しも必要です。どの業務でどんなシステムが利用されているか、データ連携など、システムの全体像も可視化しておきます。システム間のデータ連携を想定して、システムの機能や対応範囲を把握しておくと、課題解決の方法検討を行うときに役立ちます。無駄にシステムを買い足すことも避けられます。

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＜ここまでのポイント＞
・業務の棚卸しで現状の課題や問題点が明確になると、ムリ・ムダ・ムラを発見できる。
・業務プロセスの見直しで業務効率がアップし、残業時間を削減できる。