【どうする？2024年問題】時間外労働 上限規制②業務の棚卸ししと適性化による残業削減

建設業の2024年問題への対策を解説するシリーズの第2回です。ご存じの通り、2024年４月1日から建設業にも適用される時間外労働の上限規制への対策が急務になっています。慢性的な人手不足で、長時間残業が常態化している会社も多いでしょう。しかし、急に人を増やすことは難しく、現状の従業員で業務効率をアップする以外に方法はありません。

業務効率を低下させる原因のひとつに業務の属人化が考えられます。業務の棚卸しを行って業務プロセスを適正化できればムリ・ムダ・ムラが解消され、業務効率が向上します。2024年問題の時間外労働削減の対策となる、業務の棚卸しと業務プロセスの適正化について解説します。

■ 第1回【どうする？2024年問題】時間外労働 上限規制① 勤怠管理の客観的記録と可視化

目次
－残業の原因は業務の属人化？その解消策とは！
・業務のムリ・ムラ・ムダの原因は業務の属人化？
・業務の属人化を解消するには
－残業時間を削減する業務プロセスの棚卸しのやり方
（1）組織の役割の棚卸
（2）日常業務とフローの書き出し
（3） 各業務フローと部署間の繋がりを洗い出す
（4） 利用しているシステムの棚卸
－業務の棚卸しでムリ・ムダ・ムラを無くす！
・業務プロセスを適正化する「業務の棚卸し」とは
・業務改善は一度では終わらない！
－設備や配管と同じで業務にも定期的な見直しが必要

残業の原因は業務の属人化？その解消策とは！

業務のムリ・ムラ・ムダの原因は業務の属人化？

　中小企業では、特定の人にしかできない業務が存在する、または特定の人に業務が集中する「業務の属人化」が起こりやすいです。設備業にもあてはまります。業務の属人化によって、特定の人がムリをしたり、仕事量や業務分担にムラやムダが生じたりするなど、さまざまな問題やリスクにつながります。

業務の属人化による問題① 残業時間の増加
特定の人にしかできない業務があり、その人に仕事が集中すれば負担は大きくなります。仕事量が多くなれば、残業が増える可能性が高まります。

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業務の属人化による問題② 業務の連続性や品質の低下
業務が属人化すると、担当者不在の際には業務が滞ります。代理対応をしても担当者からのフォローが必要になったり、サービス品質や顧客満足度が低下したりします。

業務の属人化による問題③ 業務改善の阻害
業務の属人化が、業務改善の壁となる場合もあります。一般的に業務が集中するのは、社内でも仕事ができる人や会社の核となる人です。キーパーソンとなるべき人材が抱えている業務で手一杯の状態では、業務の見直しや改善に注力するのは難しくなります。また、業務改善に対して消極的で、業務改善を停滞させる可能性もあります。

関連記事：設備業のデジタル化、DX成功のカギとなる社員の適性と人材育成

業務の属人化を解消するには

　業務の属人化を解消するには、現在の業務の内容や状況を把握し、分析・評価する「業務の棚卸し」が必要です。業務の棚卸しによって、以下の効果が期待できます。

①業務の全体像や流れを明確にする
業務の棚卸しによって業務の全体像や流れが明確になります。業務の目的や意味、担当者や役割、入出力の手順、管理方法などを、誰もが理解できるようになります。その結果、その業務の重要度や優先度、問題点や改善点を把握できます。

②業務の分担や責任を明確にする
業務の全体像や流れが明確になると、業務の属人化を防ぎやすくなります。すぐに引継ぎが可能な業務を業務量が少ない人に割り当てるなど、業務の負担を適度に分散できるようになります。

③業務の標準化や情報の共有化を行う
属人化した業務はすぐには引継ぎができない場合もありますが、業務の標準化や情報の共有化を進めることで、誰でも対応できる状態になります。

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＜ここまでのポイント＞
・中小企業では業務の属人化が起こりやすい。
・業務の属人化でムリ・ムラ・ムダが生じ、さまざまな問題やリスクにつながる。
・業務の属人化を解消するには「業務の棚卸し」が必要。