【どうする？2024年問題】時間外労働 上限規制③DXによる業務の流動化で生産性向上！

時間外労働の上限規制を解説する【どうする？2024年問題】時間外労働 上限規制の第三回です。

　慢性的な人手不足、採用難の問題を抱える設備業では、残業時間の削減による総労働時間の減少が売上減に直結します。残業を減らしても収益を維持するには、今までよりも生産性を高めなければなりません。残業の原因となる業務の属人化や特定の従業員への業務の集中を解消し、組織全体の生産性向上をめざす、DXによる業務の流動化について解説します。

【どうする？2024年問題】時間外労働 上限規制① 勤怠管理の客観的記録と可視化
【どうする？2024年問題】時間外労働 上限規制②業務の棚卸ししと適性化による残業削減

目次
－時間外労働は業務の流動化で減らせる！
（1）業務の流動化とは
（2）業務の流動化のメリット　
（3）業務の属人化を解消して「業務の流動化」をめざせ！
－業務の流動化に必要なポイント
（1）業務の標準化、一元化、可視化、最適化
（2）フラットな組織
（3）多能工型の人材育成
－業務の流動化にはDXが最適
（1）DXによる業務の流動化
（2）中小企業がDXを成功させるためのポイントと失敗要因
（3）優先度の高い業務から着手するスモールDXがおすすめ
（4）効果検証の指標にもなる勤怠管理のデジタル化
－時間外労働削減と同時に競争力の高い会社をめざせる！

時間外労働は業務の流動化で減らせる！

（1）業務の流動化とは

　業務の流動化は、担当者以外の業務の内容や状況を把握、対応できる状態にして、業務のプロセスを改善することをさします。

　時間外労働、つまり残業の原因の一つは業務の属人化です。業務の属人化は流動化とは真逆の状態で、特定の社員にしかできない、または代理で対応するのが難しい状態です。その結果、業務が集中する社員の時間外労働が増えたり、担当者の休暇や退職で業務が滞ったりするリスクがあります。

　業務の属人化を解消するためには、業務の流動化が必要です。業務の手順を見直して、標準化、一元化することで、業務の移管や代行がしやすくなります。業務の流動化に必要な、業務の標準化、一元化、可視化には、デジタル化やDX（デジタルトランスフォーメーション）が有効です。

（2）業務の流動化のメリット

　業務を流動化できると、一部の社員に業務が集中しなくなります。たとえば、業務が集中しやすい施工管理者や見積担当者を、比較的業務負荷の少ない事務職や若手社員がサポートできるようにもなるでしょう。業務の流動化には、以下のようなメリットがあります。

＜業務の流動化によるメリットの例＞
①時間外労働の上限規制への対策：業務が集中する社員の残業時間を削減する。
②人手不足対策：業務効率が高まり、同じ人数でより多くの業務をこなせる（生産性向上）。
③人材育成：施工管理者などのサポートを通して専門知識やノウハウを身につけられる。

　業務の流動化は、残業削減による時間外労働の上限規制への対策だけでなく、社内の人材育成や競争力を高める効果も期待できます。

関連記事：施工管理者の業務はもっと効率化できる！施工管理の業務棚卸し

（3）業務の属人化を解消して「業務の流動化」をめざせ！

　施工管理者に若手社員や事務員を補佐として使うよう指示しても、「自分でやった方が早い」と難色を示す場合があります。多忙な施工管理者や見積担当にとっては、説明や指導に時間をとられるのは大きな負担です。しかし、多忙な社員が仕事を抱え込んだままにすると、時間外労働の上限規制に抵触することになります。

　業務プロセスをデジタル化することで、業務に必要なデータや過去資料が共有され、簡単に検索や参照ができるようになります。システムやツールの活用で、口頭で説明するのが難しい作業手順が条件や数値を入力するだけで処理できる場合があります。また、業務やサービスに関するデータやシステムをクラウドに移行することで、移動中や現場のスキマ時間、在宅でも仕事ができるようになります。デジタル化によって、業務の一部や全体の自動化もできます。時間やコストを大幅に削減され、ケアレスミスを削減できます。

　DXによって業務の属人化を解消し、業務の流動化をめざすことで、喫緊の課題である時間外労働の上限規制への対応に加えて、生産性向上や経営基盤の強化につながります。

＜ここまでのポイント＞
・時間外労働の上限規制で求められる残業時間の削減には業務の流動化が有効。
・業務負荷の集中の原因となる属人化解消には業務の標準化、一元化などが必要。
・業務の流動化により、残業の削減、生産性向上、人材育成の効果が期待できる。