【どうする？2024年問題】時間外労働 上限規制③DXによる業務の流動化で生産性向上！

業務の流動化にはDXが最適

　デジタル化、DXは、業務の流動化には欠かせない取り組みです。DXで業務の流動化に必要な標準化、一元化、可視化、最適化が実現します。DXによる業務の流動化について解説します。

（1）DXによる業務の流動化

　業務の流動化につながるDXのプロセスを大まかに説明します。

①業務の棚卸し～課題の明確化
　DXを成功させるには、業務の現状や課題を踏まえた明確な目標設定が必要です。最初に業務の現状や課題や目標を明確にする「業務の棚卸し」を行います。棚卸しで課題が明らかになると、業務改善の方針や手法が決められます。現状や目標を明確にしておくことで、導入後の効果検証がスムーズになります。

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②導入する製品・サービスの選定
　導入する製品やサービスの選定では、業務の特性や要件を満たすことが大前提ですが、導入や操作のしやすさ、導入費用や運用保守などのコスト、リスクなども考慮しなければなりません。導入・運用を親身にサポートするベンダーを選ぶことをお勧めします。

③社内へのシステム導入～浸透
　せっかく導入したシステムやサービスも、活用できなければ無駄になります。選定段階では、実際に使用する現場の声にしっかり耳を傾け、導入前後の負荷を最小化する配慮と従業員の合意や納得感を形成することが大切です。導入時研修やサポートを丁寧に行います。

④効果検証とPDCA
　業務改善とシステム導入では効果検証とPDCAサイクルによる改善が重要です。導入のビフォーアフターのデータや従業員や顧客・取引先などの声を収集し、分析・改善を定期的に行います。

（2）中小企業がDXを成功させるためのポイントと失敗要因

　中小企業がDXを成功させるには、経営者自らDXの必要性や方針を示すことから始めなければなりません。経営者のリーダーシップと充分な体制や予算確保によって、従業員や関係者の理解とモチベーションも高まります。DX推進のリーダーとなる人材も重要です。中小企業ではDXの知識やスキルを持つ人材がいない場合も多いですが、外部からコンサルティングなどの支援を受ける方法があります。反対に、DXが失敗する要因について挙げてみます。

＜DXが失敗する要因の例＞

①DXの目的や求める効果が不明瞭
　DXの目的や求める効果が不明瞭な状態では、具体的な施策や計画を立てられず、導入後の評価もできません。また、曖昧な方針や目標では、DXに関する従業員や関係者の理解を得ることも難しくなります。

②DXの推進体制や予算などが不足している
　DXを推進する体制やマンパワー、予算などの資源が不足した状態では、DXの計画や実行は難しいです。経営者がリーダーに丸投げしてDXが失敗するケースは多いようです。

③導入しても活用されない
　導入しても活用されず、DXの機能が発揮されない場合もあります。社内の合意形成ができない状態で新しいシステムや業務プロセスが導入されると、従業員の不満や抵抗が発生する場合があります。

（3）優先度の高い業務から着手するスモールDXがおすすめ

　予算や人材が限られる中小企業では、一部から着手して全体に拡大していく、スモールスタートのDXがおススメです。段階的なＤＸで一度に投資するコストを低減できます。効果を検証しながら導入できるため、失敗のリスクを低減し、蓄積したノウハウを生かして効果を最大化できます。また、小さい導入負荷で効果を実感しながら進められるので、従業員の理解やモチベーションを高めやすくなります。

　スモールDXでは、優先度の高い業務から着手することが重要です。業務の現状や課題や目標から、コスト削減や顧客満足度向上や競争力強化などの効果を分析し、業務の重要度や緊急度などの視点で優先度を判断します。

（4）効果検証の指標にもなる勤怠管理のデジタル化

　その業務に携わる従業員の労働時間は、DXの方針を決める際と効果検証の指標になります。勤怠管理のデジタル化によって、業務の流動化やDXの効果が可視化され、評価しやすくなります。勤怠情報を正確に把握することで、時間外労働の原因や課題や改善策を見つけることができます。

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＜ここまでのポイント＞
・会社の総意として取り組み、予算確保や体制、合意形成を整える必要がある。
・中小企業には優先度の高い業務から着手するスモールDXが最適。
・勤怠管理のデジタル化でビフォーアフターの効果検証がしやすくなる。