【どうする？2024年問題】時間外労働 上限規制③DXによる業務の流動化で生産性向上！
業務の流動化に必要なポイント
（1）業務の標準化、一元化、可視化、最適化
業務の属人化は、業務が標準化されていない、分担されていない、最適化されていないことによって起こります。属人化解消につながる、業務の標準化、一元化、可視化、最適化について解説します。
| 標準化 | 業務の手順やルールを統一し、業務の品質や効率を向上させます。業務の手順やルールをマニュアル化することで、代理対応や引継ぎが容易になります。 |
|---|---|
| 一元化 | 業務に関するデータやシステムを一つの場所に集約することです。部署間の連携や協力がスムーズになります。また、業務の分担や移譲が容易になります。 |
| 可視化 | 業務の進捗状況や成果を誰が見てもわかる状態にします。業務の進捗管理や改善・評価が明確になります。顧客対応や経営判断のスピード感がアップします。 |
| 最適化 | 業務のデータやフィードバックを収集し、業務の効果や価値を最大化するために分析・改善します。やりっぱなしにせず、PDCAサイクルを繰り返すことが大切です。 |
（2）フラットな組織
業務の流動化の障害となるのは、タテワリ型の組織です。一般的にタテワリ組織は組織の階層や権限のしばりが多く、従業員の自主性や参加性が低くなる傾向があります。その結果、業務負荷にバラつきが生じやすいです。一方、組織の階層や権限のしばりが少ないフラットな組織ほど、部署の垣根を超えてサポートできるチームワークを強化しやすいと言えます。組織の風通しの良さと情報共有のしやすさは比例します。
（3）多能工型の人材育成
中小企業が業務を流動化しようとすると、従業員の少なさがボトルネックとなる場合があります。それを解消するのが、複数分野のスキルをもつ多能工型人材です。多能工型人材とシステム活用によって、部署や職種の垣根を越えて、業務をサポートする体制が作れます。たとえば、工事部門の社員が現場に出ている時間に事務職が工事管理や見積作成業務の一部を代行できるようになります。
業務を横断して柔軟に対応できる多能工型人材が増えれば、最小限の人数で業務をまわせるようになり、新たな事業やサービスへの挑戦もしやすくなります。従業員にとっても、業務のやりがいや成長感を感じられる機会が増えます。
多能工型人材を育成するには、日常的なフィードバックや評価制度を通して、スキルアップや未経験業務に積極的に取り組む姿勢を評価する文化が必要です。従業員のスキルを多様化させることが業務の流動化を後押しになります。
＜ここまでのポイント＞
・業務の流動化には、標準化、一元化、可視化、最適化が必要。
・タテワリ組織は業務の流動化の障害となり、風通しの良いフラットな組織はやりやすい。
・多能工型人材とシステム活用で部署や職種の垣根を越えて業務を分担できる。
