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ビルメンテンス、点検業務の管理業務の負担を軽減するには

契約台帳のデータベース化で管理業務の効率化

契約内容を紙の一覧表に書きこんで管理している会社も少なくないようです。紙の資料には、誰もが簡単に閲覧できるという長所があります。しかし、手書きで書き足したり、転記したりするうちに書き間違いを起こしたり、記載内容を見落としたりなどの人的なミスが起こりやすい短所があります。また、契約ごとに個別の管理が行われていてわかりづらく、関係する社員が面倒に感じながら運用を続けているということも珍しくありません。

ITを活用して契約台帳をデータベース化すれば、データの更新を簡単に行うことができ、転記ミスの可能性はなくなります。また、定期点検の実施時期や契約更新のスケジュールの管理が簡単にできます。登録済みの全データから検索できるので、点検、修繕工事などの履歴を登録しておけば、過去の実績を追加作業の提案にもつなげられます。

<データベース化でできること>
・点検実施や契約更新の時期で検索してスケジュール管理できる。
・過去に実施した作業の履歴を簡単に調べられる。
・年度変わりや契約更新の転記作業が簡単にできる。

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