ビルメンテンス、点検業務の管理業務の負担を軽減するには

ビルメンテナンス業の管理業務では、物件ごとに必要な業務を把握し、業務にみあう人員を配置するだけでも大変な作業です。さらに、クライアントの都合で作業日程や内容が変更されることもあります。スタッフの労務管理、報告書作成や請求業務などの事務処理も多い管理業務を効率化する方法を考えてみます。

ビルメンテナンス業の管理業務が大変な理由

ビルメンテンス業の管理物件は、ほぼすべてロケーションやサービス内容が異なります。管理者は、物件ごとに契約内容を把握しなければなりません。さらに、定期清掃や点検以外に突発的なメンテンナンスや修繕、作業日程の変更など、イレギュラーな要望も多く、その都度、人員配置の調整に追われることになります。また点検実施時期や契約期間もまちまちであるため、紙の台帳では定期業務の見落としなども起こりやすく、管理するだけでも大変な労力になります。
また、スタッフ一人一人にスケジュールを伝え、入退場を確認するなど、スタッフ管理にも多くの時間が割かれています。

＜管理業務が大変な理由＞
・物件ごとに異なる契約内容を把握しなければいけない。
・定期点検や契約期間のサイクルが違うので見落としやすい。
・人手不足でスタッフの調整が難しい。
・入退場の電話連絡に時間をとられる。
・クライアントからの変更依頼が多い。
・提出書類や書式が多く、事務処理が煩雑。