ビルメンテンス、点検業務の管理業務の負担を軽減するには

管理業務のDXはチャンスロス削減や原価管理にも効果

政府が主導するDX（デジタルトランスフォーメーション）は、社会全体の取り組みとして注目されていますが、業種によって普及率には差異があり、大手企業と比較すると中小企業への浸透には時間がかかっているようです。DXの基本は既存の業務フローをデジタル化して、情報共有や事務処理の効率化を図ることです。例えば、ビルメンテンス業の紙の契約台帳をデータベース化するのも、DXの第一歩と言えます。データベース化による業務効率化の可能性は前述の通りですが、さらに踏みこんだメリットもあります。

ビルメンテンス業の管理者のお悩みの一つに、物件ごとのタイミングの違いで、請求もれや提案するタイミングを逃すなどのチャンスロスを起こしやすいことがあげられます、データベース化によるスケジュール管理で、こうしたチャンスロスは防止できるようになります。

さらに、契約台帳から人員配置やクライアントへの通知、報告書作成などを行える機能を実装した、スケジュール管理ソフトがあります。スタッフ側でも入退出や作業報告をスマートフォンやタブレットで行うことができ、管理者はそれをリアルタイムで受信できます。入退出報告の電話対応に追われることもなくなります。

見積ソフトや原価管理ソフトとの連携で、点検結果をメンテナンスや修繕工事の提案につなげたり、点検業務の工数を原価管理に反映したりすることもできます。こうした機能により、契約台帳の活用による管理業務の効率化、そして業務実績の情報を生産性向上、経営基盤の強化に活かせるようになります。

紙ベースの管理をソフトウェアに移行することに抵抗を感じる方もいらっしゃいますが、Office製品に近い操作性で、パソコン初心者の方にも慣れやすくなっています。

契約台帳からスケジュール管理、請求書発行などにデータ活用できるソフトにご興味をお持ちいただけましたら、石田データサービスまでお問い合わせください。ご存じの通り、中小企業のIT投資を支援する施策もあります。ソフトウェア購入費用の1/2～1/3が補助されるIT導入補助金などの活用をご検討されてはいかがでしょうか。