ビルメンテンス、点検業務の管理業務の負担を軽減するには

ビルメンテンス業務は契約台帳で効率化できる？

ビルメンテンスはクライアントと物件ごとに契約を交わし、管理業務を受託しています。そのため、顧客管理と同時に物件ごとに契約管理が必要になります。複数の物件を保有するクライアントであれば、物件ごとに契約内容が異なり、契約期間も統一されているとは限りません。

こうした複雑な状況を効率よく管理するには、契約台帳を作成するのが効果的です。しかし、契約台帳を機能させるためには作成した後、こまめに更新していく作業が必須となり、そうした作業が負担になるためか、契約台帳を作っていないという会社は意外に多いようです。

しかし、「いつ、どこで、どのような作業を行うか」を物件ごとの契約で取り決められていますので、契約内容を台帳に記録し、一元管理することで業務内容を管理できることになります。物件ごとに異なる業務を一元管理することで業務の全体像を把握しやすくなり、スケジュール管理や効率の良い配置が行えるようになります。

契約台帳を作成することで、管理業務の効率化を期待できます。営業管理、業務管理の両面で、契約台帳は重要な情報資産になります。また、契約状況を一目瞭然で把握できますので、経営判断の材料にもなります。