インボイス対応のシステム導入について
2023年10月1日からのインボイス制度の施行に伴い、各企業とも適格請求書発行による請求処理や管理方法、運用の見直しをされているかと思います。
IT導入補助金も利用できることから、請求管理・原価管理システムのインボイス対応へのアップデート、または新規導入を検討している企業様も多いことでしょう。
ここではインボイス制度によって見直しをすべき業務や運用、インボイスに対応したシステム要件について詳しく説明をしていきます。
インボイス制度によって変わる業務内容と運用フロー
インボイス制度が施行されると、主に以下の業務や運用を見直す必要があるでしょう。
- 請求書の処理方法
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インボイス登録番号の照会、消費税額の計算、領収書の発行など
- 適格請求書の保存
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紙面または電子データで発行される帳簿保存方法の検討
- 経理システムの対応
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適格請求書に対応したシステムのへの改修や新規導入
当然のことながら今までより業務負担は増えることでしょう。これらの詳細については以下で詳しく説明をします。
インボイス制度施行後の請求処理
インボイス制度が施行されると、協力会社からはインボイス登録をした課税事業者と登録をしていない免税事業者とでそれぞれ異なる請求書が発行されることになります。
- 発行される請求書の区分
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- 発行者の氏名または名称（協力会社）
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額
- 交付を受ける者の氏名または名称（自社）
- 軽減税率の対象品目である旨
- 税率ごとに合計した対価の額
- 税率ごとの消費税額及び適用税率
- インボイス登録番号
インボイス登録をしていない区分記載請求書には1～7が記載され、インボイス登録をした適格請求書には1～9が記載されたものが発行されます。
さらに、インボイス（適格請求書）で発行された項目に対する請求処理としては以下の業務が発生します。
- インボイス登録番号の照会
- 請求処理をするにあたって、インボイス登録事業者であるか否かの照会をする必要があります。
- 消費税額の計算
- 税率10％と軽減税率8％、非課税が混在する請求書を処理・管理しなければなりません。
適格請求書の保存について
課税事業者である協力会社から発行された適格請求書は7年間は保存する義務があります。
適格請求書は紙面のほか電子データでも発行されますので、これを期に経理書類をペーパーレス化するなど保存方法について検討をする必要があります。
適格請求書に対応したシステムの見直しや導入
既述しましたように、請求処理の煩雑さに加え適格請求書の保存など、インボイス制度施行は書式の変更や業務負担増が見込まれます。
これらに対応すべくシステムを見直したり新規に導入することも検討する必要があります。
ポイント導入するシステムの要件
自社（元請会社）からの依頼がほとんどである免税事業者に対しては、正社員としての雇用することで双方における控除の問題が解決する可能性もあります。
- インボイス登録事業者とそうでない事業者の照会ができるか
- 区分記載請求書と適格請求書それぞれに対応した機能があるか
- 異なる消費税率が混在した請求書を処理・管理できるか
- 適格請求書を電子データとして保存できるか
設備業界の元請会社であれば、発注元に対しさらに税率ごとに区分した請求書を発行する必要もあるでしょう。
すでに原価管理や請求管理をシステム化している場合、一般的なインボイス対応の経理システムを導入しても、二重管理になってしまい業務の手間は軽減されません。
業務負担の軽減を図るためには、インボイス対応の原価管理と請求管理ができるシステムを導入することが急務です。
